Auszug: Digitalisierung der öffentlichen Hand aus der Perspektive von Start-ups

Was sagen Startups (junge Unternehmen) zur Digitalisierung der öffentlichen Hand?

Unser Geschäftsführer Lars Lehmann wurde zusammen mit anderen Unternehmern vom Institut für den öffentlichen Sektor e.V. befragt, wie er die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung einschätzt.

Herausgekommen ist ein spannender Beitrag, aus dem wir Ihnen gern ein paar Auszüge vorstellen möchten. Den vollständigen Leitartikel finden Sie im Heft „Public Governance“, der Zeitschrift für öffentliches Management → Hier online lesen und herunterladen

Transformation als Prozess der Arbeit und Arbeiten verändert

Im Zusammenhang mit Digitalisierung wird häufig von einem Transformationsprozess gesprochen dem sich Unternehmen, aber auch Behörden gegenübersehen. Die Auswirkungen des Prozesses sind erheblich. Angetrieben durch immer mehr Wissen, welches zur Verfügung steht, werden (persönliche) Daten schon als Rohstoff für die Wirtschaft betrachtet. Viele sehen vor allem die damit verbundenen Risiken.  

Einher gehen mit dem Wandel auch ein veränderter Umgang mit Arbeit und wie gearbeitet wird. Häufig wird hier von der Notwendigkeit agiler Strukturen gesprochen. Als Paradebeispiel müssen häufig Startups herhalten, die in vielerlei Hinsicht als das Gegenteil zur öffentlichen Verwaltung gelten. Denn sie zeichnen sich durch dynamische Strukturen und einer angemessenen Risikobereitschaft aus. 

KPMG hat Antworten von fünf Startups, die bei myGovernment nominiert waren, zum Thema: wie sieht die digitale Verwaltung der Zukunft aus. Auch wir von Stadt.Land.Netz durften uns als Alumni beteiligen.

Geschäftsführer Marcus A. Dawidjan & Lars Lehmann bei myGovernment 2016 in Berlin

Innovative Verwaltung im Zeitalter der Digitalisierung

Mehrere der Befragten Unternehmen sehen nur den ersten Schritt darin, den Weg „auf das Amt“ durch online Angebote ersetzen zu können. 

Langfristig sollten die Systeme weitestgehend autonom Entscheidungen auf Datengrundlagen treffen können. Dazu gehöre, dass die Verwaltungen untereinander vernetzt sind. Damit geht einher, dass Daten nur noch eimalig erfasst und dann zwischen den Verwaltungen ausgetauscht werden. Grundlage für all diese Überlegungen ist, dass der innere Drang zur Innovation, dazu die eigene Arbeit jeden Tag ein bisschen besser, effizienter oder bürgerfreundlicher zu machen, ausgeprägt ist. Startups sehen die Problematik vor allem darin, dass die Behörden ihre Aufgaben zwar im Blick haben, aber aufgehört haben diese zu überdenken.

 

Vision für das Jahr 2030 

Ziel sollte es sein, dass der Staat und dessen Verwaltung gänzlich in den Hintergrund tritt. Überall, wo Entscheidungen keinen Ermessensspielraum zulassen, sollten Verwaltungsakte automatisiert und damit in Echtzeit erfolgen können. Vorgänge mit Ermessensspielraum können mit ähnlichen Sachverhalten verglichen und Entscheidungen entsprechend vorbereitet werden. Daten müssen nicht mehr durch den Bürger „eingesammelt“ und abgegeben werden, sondern Ämter tauschen Daten viel direkter und im Hintergrund aus. Prozesse werden automatisch angeschoben, wenn bestimmte Vorgänge diese erfordern. Entscheidungen und deren zugrundeliegenden Daten sollten für den jeweiligen Bürger stets offen einsehbar sein.

Verwaltung dürfen keine „Black-Box“ mehr sein, sondern müssen transparent und nachvollziehbar arbeiten.

 

Transparentes und nachvollziehbares arbeiten, um den Bürger einbeziehen zu können

So führt dieses Konzept langfristig dazu, dass eine aktive Einbeziehung des Bürgers erst möglich wird. Dafür ist es jedoch notwendig, alte Aufgaben und Strukturen zu überdenken und diese zu nutzerfreundlichen und flexiblen Anwendungen zu entwickeln, um so die Hemmschwellen für den Bürger zu verringern. Zu beobachten ist eine hohe Bereitschaft seitens der Bürger, dem aber auch hohe Ansprüche gegenüberstehen. Denn die Anforderungen an Bürgerdienstleistungen sind ebenso hoch, wie im privaten Umfeld. Das geht bei einfachem und modernen Design bis zu einer simplen und komfortablen Bedienung. Hier haben digitale Lösungen der Verwaltung noch Defizite. Angeschaffte Anwendungen müssen teils für viele Jahre betrieben werden, das Internet und die digitale Umwelt entwickeln sich aber viel schneller weiter.

Vielen würde es aber zunächst auch reichen, wenn es überhaupt schon ein digitales Angebot für ihr analoges Anliegen gäbe. Heute kann man nur noch schwer vermitteln, dass unsere Autos bald autonom fahren, wir uns binnen Minuten unsere Wohnung neu einrichten und unseren Wocheneinkauf vor die Haustür liefern lassen können, es aber nicht möglich ist, online einen Widerspruch einzulegen, sich online arbeitslos zu melden oder auch nur seine Adresse zu ändern.

 

öffentlicher Sektor – zu langsam innovativ?

Einige der Unternehmen stellen drei Faktoren heraus, weshalb der technologische Wandel so behäbiger zu sein scheint, als er das in anderen Branchen ist. So fehle es den Behörden an Wettbewerb, was dazu führt, dass einfach keine Notwenigkeit besteht sich zu verändern oder an Gegebenheiten anzupassen. Zudem sind die Ansprüche der Behörden in technischer und inhaltlicher Hinsicht an einzusetzende Lösungen sehr hoch. Dies führt wiederum dazu, dass eher etablierte Anbieter genommen werden, als junge Unternehmen, was wiederum zu Innovationsverlusten führt. Und selbst wenn Behörden nach neuartigen Softwarelösungen suchen, passiert es unter Umständen, dass sie aufgrund mangelnder Auswahl wieder zu klassischen Softwarelösungen greifen müssen, welche häufig überfrachtet sind und wenig Neues bieten. 

 

Passt das zusammen – Startups und öffentliche Verwaltung?

Hürden und Probleme gibt es aber bei beide Seiten. So ergab eine Umfrage im Jahr 2017, welche Hindernisse von beiden Seiten wahrgenommen werden. Demnach werden von Startups die langen Entscheidungs- und Einkaufsprozesse sowie die Reaktionszeiten seitens der Behörden, als Hindernis wahrgenommen. Demgegenüber stehen Behörden, die sich von den Startups in ihrer Arbeitsweise nicht verstanden fühlen. Genannt wird auch eine fehlende Rechtssicherheit bei den angebotenen Produkten und Dienstleistungen, die das Zusammenfinden von Behörde und Startup erschweren.

 

Wie hilft Stadt.Land.Netz bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung?

Wir entwickeln neue Fachanwendungen und Fachverfahren für kleine Anwendungsgebiete. Digitalisierung bedeutet nicht, analoge Akten nun einfach identisch am Computer zu verwalten. Digitalisierung ist die volle Nutzung des vorhandenen Wissens, die Automatisierung wiederkehrender Prozesse und die Vernetzung von Daten und beteiligten Akteuren.

Unsere Software „VIA“ geht mit gutem Beispiel voran

Die Schülerbeförderung ist in jedem Landkreis nur ein kleines Sachgebiet, mit oftmals nur 2 bis 5 Mitarbeitern. Das jährliche Budget beträgt jedoch häufig zwischen 3 Mio. und 8 Mio. EUR. VIA optimiert dabei nicht nur Kosten, z. B. durch die Planung effizienterer Beförderungsrouten, sondern vernetzt die Landkreise auch mit den Beförderungsunternehmen, den Schulen und den Eltern in einer modernen Anwendung. Dadurch verhindern wir auch, dass Daten ungeordnet in dutzenden Excel-Dateien und E-Mails verwaltet und versendet werden und tragen durch eine sichere Struktur zum korrekten Datenschutz in den Ämtern bei.

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Photo credit: HansPermana on VisualHunt / CC BY-NC

Über den Autor

Aniko Rösch
Aniko Rösch

Aniko kümmert sich bei Stadt.Land.Netz darum, dass alles rund läuft. Als Projekt- und Accountmanagerin betreut sie unsere Kunden, die Einführung neuer Produkte und unsere Projekte und Neuentwicklungen.