Experten-Tipp: 9 einfache Auswertungen für mehr Aussagekraft

In Sachsen und anderen Bundesländern ist das neue Schuljahr bereits wieder angelaufen, während andere noch die wohlverdienten Sommerferien genießen. Wenn die Hochsaison überstanden ist und es nun endlich wieder etwas ruhiger im Büro hergeht oder, ganz im Gegenteil, sich die Akten auf dem Tisch stapeln: wir möchten Sie einladen sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen und 9 mögliche Wege für eine Analyse Ihrer Schülerbeförderung kennen zu lernen. Das kann Ihnen dabei helfen, mehr aus Ihren Daten abzuleiten und zukünftige Entscheidungen einfacher mit nötigen Informationen zu untermauern.

aktive Unterstützung für eine strategische Schülerbeförderung

VIA unterstützt in erster Linie bei der Organisation, Planung und Durchführung Ihres Schülerverkehrs. Neben diesen Basics bietet VIA aber auch die Möglichkeit verschiedene Analysen durchzuführen und so Grundlagen für zukünftige Entscheidungen in der Schülerbeförderung zu erhalten. Dazu möchten wir Ihnen verschiedene Kategorien mit Analysen vorstellen, die bereits heute schon bei einigen unserer Kunden erfolgreich im Einsatz sind.

Alle Auswertungen können auf Knopfdruck in unterschiedlichsten Formaten aus VIA heraus exportiert werden. Diese können Sie dann reibungslos in bspw. Microsoft Excel weiterverarbeiten und für Ihre eigenen Zwecke aufbereiten. Beachten Sie in dem Fall unsere Tipps zum Umgang mit Excel: wie Sie zum Excel-Meister im Büro werden.

 

Analyse Ihrer Stammdaten

Als Stammdaten werden in VIA alle Inhalte einer Datenbank verstanden, welche allgemeine Informationen zu Schüler, Schulen, Unternehmen, Touren und Haltestellen beinhalten. Das sind zum Beispiel Kontaktdaten, Adressdaten oder die erfassten Eigenschaften eines Schülers oder einer Tour. Ihren Wünschen und Ideen sind bei der Erfassung unterschiedlichster Daten, dank der variablen Felder (seit Version 23.2), keine Grenzen gesetzt.

Vollständigkeit der erfassten Daten: So kann angezeigt werden, welche Schüler fehlende Kontaktdaten haben, bei welchen Schulen der Ansprechpartner nicht gepflegt ist oder bei welchem Unternehmen der Erste-Hilfe-Kurs länger als zwei Jahre in der Vergangenheit liegt. Eine wichtige Grundlage, um später noch detailliertere Auswertungen vornehmen zu können.

Räumliche Gegebenheiten: Wieviele Schüler wohnen in einem bestimmtem Einzugsgebiet und wieviele Unternehmen bedienen dieses? Daraus kann ersichtlich werden, wie sinnvoll die aktuelle Verteilung der Touren auf die vorhandenen Unternehmen sind.

Qualitätssicherung der Beförderung: Lassen Sie sich die Anzahl an (berechtigten) Beschwerden je Unternehmen anzeigen, um zu sehen bei welchen Unternehmen es häuft Probleme gibt oder welche sehr zuverlässig arbeiten und zur Zufriedenheit der Eltern beitragen. Sortieren Sie nach den unterschiedlichen Beschwerdegründen, entdecken Sie Schwachstellen und wirken Sie diesen aktiv entgegen. Ist z.B. Zuspätkommen ein häufig auftretender Beschwerdegrund, können Sie überlegen die Tour anders zu planen – lassen das Unternehmen zeitiger starten oder geben Sie mehr Zeit für die Ein- bzw. Ausstiege der Schüler.

 

Analyse der Finanzen

Unter Finanzen fallen alle Daten, welche zu etwaigen Kosten für Fahrzeuge, Strecken oder Personen hinterlegt werden.

Kosten im Zeitraum vergleichen: Betrachten Sie die Kosten einer Tour innerhalb eines von Ihnen definierten Zeitraums (z.B. monats- oder quartalsweise) und vergleichen Sie diese mit den jeweils vorangegangenen Zeiträumen. Sortieren Sie nach Unternehmen und entdecken Sie „Ausreißer“ mit einer anderen Kostenstruktur. So können Sie auf Ursachensuche gehen und Anpassungen bzw. Optimierungen für die Folgemonate vornehmen.

Kostenkontrolle: Auch ein Abgleich der vertraglich vereinbarten Kilometerpreise und den tatsächlichen entstandenen Kosten kann sehr Aufschlussreich sein. Gab es viele Umleitungen durch Baustellen, sodass Routen angepasst werden mussten oder wurde mehr Personal benötigt? Solche Erkenntnisse können wichtig für die zukünftige Kostenplanung sein.

Erhaltene Eigenanteile: Besteht ein Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltung, kann eine Übersicht über noch ausstehende Eigenanteilszahlungen ausgegeben werden. So können bspw. säumige Eltern von Ihnen erinnert und Fahrkarten für die Schüler, deren Eigenanteilen bereits eingegangen sind, bestellt werden.

 

Analyse von Touren und Fahrten

Unter den Touren und Fahrten werden die erfolgreich vergeben Lose einer Vergabe angelegt. Den einzelnen Touren können dann wiederum mehrere einzelne Fahrten zugeordnet werden. Das bedeutet, eine Tour kann mehrere Hin- als auch Rückfahrten beinhalten.

Überkapazitäten erkennen: Analysieren Sie wieviele Ihrer Fahrten tatsächlich ausgelastet sind. Damit erkennen Sie, ob beispielsweise zu viel Kapazität eingekauft wurde, d.h. gar nicht genügend Schüler für die vorhandenen freien Plätze zu verplanen sind.

Prüfung der Auslastung: Eine einfache Auswertung ermöglicht den Überblick darüber, wieviele Touren ein Unternehmen fährt und wieviel Kapazität es besitzt. Dies kann interessant sein, wenn kurzfristig mehr Kapazitäten benötigt werden und Unternehmen angefragt werden müssen.

Einzugsgebiete: Lassen Sie sich ausgeben, aus welchem Umkreis Schüler in Ihren Fahrten eingesammelt werden und wo sich Touren überschneiden, denn unter Umständen kann hier eine andere Aufteilung zu kürzeren Wegen führen.

 

 

Natürlich stellt dies keine abschließende Auflistung möglicher Auswertungen mit VIA dar, denn es lassen sich etliche Auswertungen mit VIA gestalten. Von einfachen Zahlen wie der tagaktuellen Schülerzahl, bis hin zu komplexesten Tabellen ist nahezu alles möglich, denn mit allen in VIA verwalteten Daten lassen sich Analysen durchführen.

Sollten Sie Fragen dazu haben, sich als unser Kunde eine Auswertung wünschen oder einfach nur Interesse zu allgemeinen Informationen über VIA benötigen, dann melden Sie sich gern bei uns.

Wir freuen uns auf Ihre Nachricht an kontakt@stadtlandnetz.de
oder per Telefon unter 0351 / 41 88 47 31.

 

Photo credit: VisualHunt 

Über den Autor

Aniko Rösch
Aniko Rösch

Aniko kümmert sich bei Stadt.Land.Netz darum, dass alles rund läuft. Als Projekt- und Accountmanagerin betreut sie unsere Kunden, die Einführung neuer Produkte und unsere Projekte und Neuentwicklungen.